Surat Dinas: Pengertian, Fungsi, Ciri-Ciri, Bagian-bagian dan Contohnya

Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Ciri-Ciri, Bagian-bagian dan Contohnya - Pada suatu instansi atau sebuah lembaga pasti sudah tidak asing dengan istilah surat menyurat bernama Surat Dinas. Dimana surat jenis ini berbeda dengan surat pada umumnya yang kita ketahui, baik itu dari pengertian, fungsi, ciri-ciri, dan bagian-bagiannya. Nah pada artikel yang sederhana ini Denpono Blog akan membahasnya secara lengkap, ringkas dan disertai juga dengan contoh agar mudah dipahami.

Daftar isi

• 1 Pengertian Surat Dinas
• 2 Kegunaan atau Fungsi Surat Dinas
• 3 Ciri-Ciri Surat Dinas
• 4 Syarat-Syarat Surat Dinas
• 5 Bagian-bagian Surat Dinas
• 6 Format Penulisan Surat Dinas
• 7 Contoh Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Apa itu surat dinas? Jadi surat jenis ini adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi guna untuk keperluan dinas. Atau bisa juga didefinisikan lebih sederhana menjadi suatu surat yang berisi masalah/perihal kedinasan dari suatu lembaga atau instansi.

Surat dinas pada umumnya dibuat oleh lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta guna untuk berbagai keperluan. Misalnya untuk menyampaikan suatu informasi pengumuman, pemberitahuan perihal tugas, perijinan dan lain-lain.

Oleh karena itu Surat dinas masuk kedalam kategori surat resmi yang dalam penulisannya harus mengikuti suatu aturan dan penggunaan bahasa baku (Indonesia) serta mengikuti kaidah EYD (Ejaan yang disempurnakan).

Kegunaan atau Fungsi Surat Dinas

Sebagaimana yang sudah sedikit saya jelaskan di atas bahwa surat jenis ini biasa digunakan untuk keperluan dinas, namun secara jelasnya adalah sebagai berikut:

1. Sebagai pedoman suatu pekerjaan, sebab surat dinas bisa berisi instruksi atau perintah, ijin maupun keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, sebab baik pengirim maupun penerima surat dapat menyimpan surat dinas sebagai arsip.
3. Sebagai Bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat dinas jenis Perjanjian.
5. Dan lain-lain

Ciri-Ciri Surat Dinas

Seperti jenis surat lainnya, jenis surat dinas memiliki ciri-ciri tersendiri yang membuatnya berbeda dari yang lain. Ciri tersebut antara lain:

1. Adanya Kop Surat (Kepala Surat) yang berisi logo, nama, identitas serta alamat dari suatu instansi atau lembaga.
2. Memiliki nomor surat dan lampiran
3. Adanya salam pembuka dan penutup yang menunjukkan kesopanan secara resmi
4. Penulisan menggunakan bahasa resmi/baku yaitu bahasa Indonesia
5. Adanya cap atau stempel dari instansi atau lembaga terkait.

Syarat-Syarat Surat Dinas

Selain ciri yang sudah saya sebutkan di atas, agar suatu surat bisa dikategorikan sebagai surat dinas maka harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Penulisan surat dinas harus sesuai dengan format penulisan surat resmi.
2. Isi dari surat dinas harus singkat, padat, dan jelas atau langsung ke pokok inti permasalahan.
3. Penulisan harus menggunakan bahasa resmi (Indonesia), sopan dan tidak berbelit-belit agar mudah dipahami pembaca.
4. Surat dinas haruslah bisa menggambarkan citra instansi atau lembaga yang membuatnya.

Bagian-bagian Surat Dinas

Selanjutnya agar lebih memahami kalian juga perlu untuk mengetahui struktur dan bagian-bagian dari Surat Dinas. Diantaranya sebagai berikut:

1. Kop Surat (Kepala Surat) - Pada bagian berada di paling atas dimana berisi logo, nama, serta alamat dari suatu instansi atau lembaga.
2. Tanggal Surat - Bagian ini terdiri dari tanggal dan lokasi/tempat dibuatnya Surat Dinas.
3. Nomor Surat - Bagian ini terdiri suatu kode, nomor surat yang dikeluarkan, identitas instansi/lembaga, dan tahun pembuatan surat.
4. Lampiran - Merupakan dokumen pendukung yang menyertai surat dinas.
5. Perihal atau Hal - Bagian ini ditulis pokok dari surat dinas, misalnya ditujukan untuk siapa dan keperluan apa.
6. Alamat - Pada bagian ini ada 2 jenis penulisan, yaitu untuk perorangan dan untuk instansi/lembaga lain.
7. Salam Pembuka - Bagian yang sangat penting dalam surat dinas karena untuk menunjukkan rasa sopan dan hormat.
8. Isi Surat - Isi surat yang ditulis harus sesuai dengan perihal/hal.
9. Salam Penutup - Salam yang bertujuan untuk mengakhiri isi surat.
10. Nama Pengirim - Berisi nama lengkap dari Pengirim Surat (Biasanya Pimpinan Instansi).
11. Tebusan (jika ada)- Berisi nama-nama pihak yang menerima salinan/tebusan dari surat dinas yang dikirim.
12. Inisial - Berada di bagian kiri bawah tebusan, sebagai tanda pengenal.

Format Penulisan Surat Dinas

Contoh Surat Dinas

Demikian pembahasan mengenai Pengertian Surat Dinas, fungsi, ciri, bagian dan contohnya. Semoga artikel ini bermanfaat dan apabila ditemukan kesalahan dalam penulisan artikel ini mohon untuk dikoreksi karena penulis sadari adanya keterbatasan. Sampai jumpa.